Polityka prywatności PureWashFlow

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest PureWashFlow, profesjonalna pralnia działająca na terenie Polski (dalej: „Administrator” lub „my”). Administrator odpowiada za bezpieczeństwo oraz prawidłowe i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych powierzonych nam przez klientów oraz użytkowników strony internetowej https://purewashflow.com.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• korespondencyjnie na adres siedziby Administratora (jeżeli został udostępniony klientowi w dokumentach lub na stronie),
• za pośrednictwem poczty e-mail: [email protected],
• telefonicznie: +48 720 954 386.

Administrator może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sprawy ochrony danych osobowych. W takim przypadku kontakt przy użyciu powyższych danych kontaktowych zostanie przekazany właściwej osobie.

2. Zakres i cele przetwarzania danych

Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszych usług i funkcjonalności serwisu PureWashFlow. Co do zasady możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane adresowe (np. adres odbioru i dostawy prania),
• informacje o zamówionych usługach pralniczych, preferencjach i historii zleceń,
• dane przekazywane w treści wiadomości poprzez formularze kontaktowe lub rezerwacyjne,
• podstawowe dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu (np. adres IP, dane plików cookies – w zakresie opisanym w odrębnej Polityce plików cookies).

Dane osobowe są przez nas przetwarzane w następujących celach:

• Realizacja usług pralniczych – przetwarzanie danych jest niezbędne do przyjęcia i realizacji zleceń, obsługi zamówień, rozliczeń oraz ewentualnych reklamacji.
• Obsługa klienta – udzielanie odpowiedzi na zapytania przesyłane za pośrednictwem formularzy na stronie, telefonicznie lub e-mailowo, a także kontakt w sprawie statusu zamówienia, terminów odbioru lub dostawy.
• Rezerwacja wizyt i zleceń – korzystanie z narzędzi do rezerwacji online i planowania usług za pośrednictwem działu Rezerwacje.
• Komunikacja marketingowa – przesyłanie informacji o aktualnej ofercie, promocjach, rabatach oraz nowościach dotyczących usług pralni, o ile wyraziłeś na to zgodę (np. zapis na newsletter lub zgoda marketingowa w formularzu kontaktowym).
• Analiza i udoskonalanie usług – prowadzenie statystyk, analiz jakości obsługi, badań satysfakcji klienta oraz udoskonalanie funkcjonalności serwisu, przy zastosowaniu możliwie największej anonimizacji lub pseudonimizacji danych.
• Realizacja obowiązków prawnych – wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, odpowiedzi na żądania uprawnionych organów, spełnianie wymogów wynikających z przepisów prawa.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych w PureWashFlow odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz innymi właściwymi przepisami prawa. W szczególności opieramy się na następujących podstawach prawnych:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy
  Przetwarzamy dane osobowe, ponieważ jest to konieczne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług pralniczych (np. realizacja zleceń, rezerwacji, rozliczeń).
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
  W niektórych przypadkach jesteśmy zobowiązani do przetwarzania danych ze względu na obowiązki nałożone przepisami prawa, np. w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora
  Na tej podstawie przetwarzamy dane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, prowadzenia wewnętrznych analiz i statystyk, a także w ograniczonym zakresie w celu marketingu bezpośredniego własnych usług (z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą).
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą
  W sytuacjach, gdy przepisy wymagają udzielenia zgody, np. na przesyłanie informacji marketingowych drogą elektroniczną, przetwarzanie danych odbywa się na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody, którą można w każdej chwili wycofać.

Udzielenie zgody jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do skorzystania z określonych funkcjonalności serwisu lub otrzymywania określonych treści (np. newslettera). Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

4. Przekazywanie danych osobowych

W celu realizacji naszych usług oraz zapewnienia sprawnego funkcjonowania pralni i serwisu internetowego możemy przekazywać dane osobowe zaufanym podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu. Są to w szczególności:

• podmioty świadczące usługi księgowe i podatkowe,
• dostawcy systemów informatycznych oraz usług hostingowych,
• firmy świadczące usługi kurierskie lub transportowe (w przypadku odbioru i dostawy prania),
• dostawcy narzędzi do obsługi formularzy online, systemów rezerwacyjnych oraz komunikacji elektronicznej,
• podmioty świadczące usługi marketingowe i analityczne – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań i z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.

Podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych, są zobowiązane do zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących dane oraz do przetwarzania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zawartymi z nami umowami.

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach doszłoby do takiego przekazania (np. przy korzystaniu z określonych narzędzi informatycznych), będzie się ono odbywać z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, zgodnie z wymaganiami RODO.

5. Okres przechowywania danych

Czas przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane oraz od wymogów przepisów prawa. W szczególności:

• dane związane z realizacją umowy o świadczenie usług pralniczych przechowujemy przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu – przez czas niezbędny do dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami (co do zasady przez okres przedawnienia roszczeń przewidziany w przepisach prawa),
• dokumenty księgowe zawierające dane osobowe przechowujemy przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe,
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. w celach marketingowych) przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, w tym dane z plików cookies, przechowujemy przez okres wskazany w ustawieniach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika, zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce plików cookies.

Po upływie okresów przechowywania dane są bezpiecznie usuwane, anonimizowane lub archiwizowane, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przez nas przetwarzane, przysługują określone prawa wynikające z RODO. W szczególności masz prawo do:

• dostępu do danych – możesz uzyskać informacje, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – masz prawo do dostępu do nich oraz otrzymania kopii danych,
• sprostowania danych – możesz zażądać poprawienia lub uzupełnienia danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne,
• usunięcia danych – w określonych sytuacjach możesz zażądać usunięcia swoich danych (np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których były zebrane, lub gdy cofnąłeś zgodę na ich przetwarzanie),
• ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania danych, np. gdy kwestionujesz ich prawidłowość lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu,
• sprzeciwu wobec przetwarzania – masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania lub marketingu bezpośredniego,
• przenoszenia danych – masz prawo otrzymać dostarczone nam dane osobowe w ustrukturyzowanym formacie i przesłać je do innego administratora, o ile przetwarzamy dane na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzamy dane na podstawie Twojej zgody, możesz w każdej chwili ją cofnąć (nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem zgody),
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania z przysługujących Ci praw skontaktuj się z nami za pomocą danych wskazanych w sekcji „Administrator danych osobowych” lub w sekcji „Kontakt w sprawach prywatności”.

7. Bezpieczeństwo danych i ochrona prywatności

Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas priorytetem. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie danych przed przypadkową utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. W szczególności:

• korzystamy z bezpiecznych połączeń szyfrowanych (SSL/TLS) podczas przesyłania danych przez formularze na stronie internetowej,
• stosujemy polityki nadawania i zarządzania uprawnieniami dostępu do systemów, w których przetwarzane są dane osobowe,
• regularnie aktualizujemy oprogramowanie i systemy informatyczne, aby minimalizować ryzyko naruszeń bezpieczeństwa,
• współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych i zobowiązują się do zachowania ich poufności,
• prowadzimy wewnętrzne procedury i szkolenia w zakresie ochrony danych osobowych dla osób uprawnionych do ich przetwarzania.

Pomimo stosowania nowoczesnych i bezpiecznych rozwiązań technicznych, nie jesteśmy w stanie całkowicie wyeliminować wszelkich zagrożeń związanych z przekazywaniem danych przez Internet. Zachęcamy do zachowania ostrożności, w szczególności w zakresie ochrony loginów, haseł oraz urządzeń wykorzystywanych do korzystania z naszych usług.

8. Kontakt w sprawach prywatności

Jeżeli masz pytania dotyczące niniejszej polityki prywatności, sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych lub chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami, korzystając z poniższych danych:

• Adres e-mail do spraw prywatności: [email protected]
• Telefon kontaktowy: +48 720 954 386

W wiadomości prosimy, w miarę możliwości, o wskazanie, którego z Twoich praw chcesz dochodzić, jakiego procesu przetwarzania dotyczy zgłoszenie oraz podanie danych umożliwiających nam weryfikację Twojej tożsamości. Dzięki temu będziemy mogli szybciej i skuteczniej odpowiedzieć na Twoje zgłoszenie.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie https://purewashflow.com/privacy-policy/. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian wynikających m.in. z rozwoju naszych usług, zmian przepisów prawa lub wytycznych organów nadzorczych. O istotnych zmianach będziemy informować w sposób widoczny na naszej stronie internetowej.